Siseauditi funktsiooni kvaliteedi hindamine – kellele ja miks?

PRIA siseaudiitor
01.05.2014 - 09:56

Milline võiks olla siseauditi kvaliteedi välishindamisest saadav kasu nii siseauditi üksusele kui ka tippjuhtkonnale/ organisatsioonile laiemalt?

Iga uue standardi rakendamine võtab aega, nõuab ettevalmistust ning inim- ja rahalist ressurssi. Nii nõuab seda ka IIA standardite rakendamine ja muuhulgas kvaliteedi välishindamise läbiviimine.

Seetõttu on igati õigustatud küsimus, et kas kogu sellest bürokraatlikust ning ressursimahukast protsessist on ka sisulist kasu või piirdubki lisandväärtus õigusega kasutada auditiaruannetes kuulsat lauset „audit on läbi viidud kooskõlas IIA standarditega“? Mida saab selle protsessi läbimisest auditifunktsioon ning millist lisandväärtust annab see juhtkonnale? Seda Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Ameti (PRIA) näitel välja selgitada püütigi.

Siseauditi funktsiooni kvaliteedi hindamist saab läbi viia välishindamisena või enesehindamise sõltumatu valideerimise kaudu. PRIA valikuks osutus viimane, mis võimaldas siseauditi osakonnal jõuda enesehindamise käigus jälile olulisematele kitsaskohtadele. Välishindaja poolne tulemuste valideerimine lõi aga täiendava sünergia ning aitas välja töötada kõige asjakohasemad parendusettepanekud.

Kvaliteedi hindamise peamine eesmärk ei ole saada „ei või jah“ stiilis vastus küsimusele, kas auditifunktsioon vastab kehtestatud standarditele.

PRIA on heaks näiteks – saavutati küll üldine vastavus standarditega, kuid kogu selle töö peamine väärtus seisnes hoopis erinevate kitsaskohtade väljaselgitamises ning nende parandusettepanekute väljatöötamises. Selle käigus juhiti siseaudiitorite tähelepanu tulemuslikkust mõjutavatele aspektidele ning edaspidi oskasid ka siseaudiitorid ise nendele asjaoludele rohkem tähelepanu pöörata. Seeläbi õnnestus neil ka enda töö tulemuslikkust parandada.

Ühe olulise kasutegurina, mida PRIA siseaudiitorid pärast hindamise läbiviimise ka ise välja tõid, oli teadmine, et kuigi ise oldi ka enne veendunud, et tegutsetakse vastavalt kehtestatud kvaliteedistandarditele, siis hindamise tulemusel anti selle kohta objektiivne kinnitus, et see tõepoolest nii ka on.

Täiendavalt andis hindamine ülevaate juba saavutatust ja peamistest võimalikest arengusuundadest. Kõik eelnev tõstis PRIA siseauditi enesekindlust ning andis teada, et liigutakse õigel teel. Läbiviidud hindamise käigus saadi kindlustunne, et PRIA siseauditi osakonna positsioon, maine ja usaldusväärsus organisatsioonis on kõrged ning siseauditi osakonna töö vastab juhtkonna ja teiste osapoolte ootustele. Samas teadvustati, et sellest veel olulisem on tegeleda kvaliteedi arendamise ja tagamisega pidevalt, mitte ainult hindamise käigus.

Kvaliteedihindamisest saadavat kasu tunnetas ka PRIA juhtkond.

Kuivõrd kvaliteedi välishindamise protsess hõlmab ka asutuse juhtkonna sisulist kaasatust ning nende arvamuse välja selgitamist, siis sunnib selle protsessi läbiviimine ka asutuse juhtkonda enda ootusi paremini formuleerima ning kommunikeerima. Sellest tulenevalt selgus, et kvaliteedi hindamise protsessi läbiviimine on avaldanud positiivset mõju siseauditi ja juhtkonna omavahelisele suhtlusele, mistõttu on PRIA siseauditi osakond rohkem teadlik juhtkonna ootustest ja vajadustest ning seeläbi suudab nendele paremini vastata.

Peadirektori sõnul andis hindamise läbimine juhtkonnale kindluse, et nende alluvuses töötav siseauditi üksus tegutseb tõepoolest kvaliteetselt. Juhtkonnale andis see teadmine täiendavat tuge ning kinnitust siseauditi osakonna panusest. Siseauditile andis selline juhtkonna poolne täiendav kindlus omakorda võimaluse enda tegevusi ja ressursse paremini juhtkonna ootustele ja vajadustele vastavalt suunata ning seeläbi suurendada veelgi funktsiooni tulemuslikkust.

Seega seisnes peamine kvaliteedi hindamise mõju siseauditi tulemuslikkusele just funktsiooni enesekindluse ja eneseteadlikkuse suurenemises ning siseauditi osakonna professionaalsuse ja usaldusväärsuse tõusus PRIA juhtkonna silmis.

Eelnevalt väljatoodu aitab PRIA siseauditi osakonnal ühtpidi tulemuslikumalt enda tegevusi teostada ning teistpidi omavad nende tegevuse tulemused organisatsioonis suuremat kaalu.