Siseauditi aruanne lingvistiliste näitajate valguses

riskijuhtimisteenuste juhtivnõustaja, Grant Thornton Baltic OÜ
16.11.2017

ESAÜ liige Marin Jakobson kaitses suve alguses Tallinna Ülikoolis oma magistritöö teemal "Siseauditi aruande tekst ja selle vastuvõetavus". Töö juhendaja oli keeleteaduste professor Krista Kerge ja retsensent lektor Katrin Aava. Järgnevas artiklis kirjutabki Marin oma uurimustööst.

Formaalsusaste, leksikaalne tihedus, nominaalsus ja stiiliindeks ning Lix-indeks – mis imeloomad need on ning kuidas saab nende abil iseloomustada siseauditi aruannet?

„Oi, ma ei tea, kas sul minust abi on. Ma ei ole kindel, et ma sellest üldse midagi aru saan ja veel vähem arvata oskan.“ Umbes nii vastasid mulle mitmed mu tuttavad, kui palusin neilt, et nad mu uurimistöö jaoks ühe siseauditi aruande läbi loeks ja hiljem mõnele mu küsimusele vastaks. Pean välja tooma, et kõik nad on kõrgelt haritud inimesed, oma ala spetsialistid või valdkonnajuhid. Asja ei teinud nende jaoks kergemaks ega selgemaks see, kui õhinal lisasin, et soovin uurida siseauditi aruande teksti vastuvõetavust iseloomustavaid lingvistilisi parameetreid (nimetatud pealkirjas).

Minu õnneks võtsid nad siiski selle väljakutse vastu ja abi oli neist väga palju. Kõigepealt juba tänu oma esmasele reaktsioonile sai kinnitatud ka minu enda hüpotees, et siseauditi aruande tekst on ilmselt raskesti loetav ja arusaadav. Teiseks jõudsin nende abil tulemuseni, et teatud keelelised parameetrid võivad küll tõestatult iseloomustada teksti raskust ja arusaadavust, kuid teksti terviklikku vastuvõetavust mõjutavad koosmõjus mitmed tegurid  (mh teksti eesmärk, kontekst, lugejaskond jne). Ja loomulikult minu silmis tol hetkel kõige suurem abi seisnes selles, et tänu vastutulelikele tuttavatele ja kolleegidele sain edukalt oma uurimistöö läbi viidud ning sellega magistrikraadi kaitstud. Seega siinkohal veelkord südamlikud tänusõnad kõigile protsessis osalenutele.

Lähtudes IIA definitsioonist peab siseaudiitor lisama väärtust ning aitama kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele, tuues välja riskikohad ning tehes ettepanekuid tegevuste täiustamiseks. Seega ei ole siseaudiitori töö eesmärk publitseerida aruandeid. Ometi on just kirjalikud aruanded kõige sagedamini meie töö väljundiks. Lisaks sellele, et aruandes tuleb kajastada kogu meie tarkus ja täita lisandväärtuse loomise ootust, peab siseauditi aruanne olema täpne, objektiivne, selge, lakooniline, konstruktiivne, täielik ja õigeaegne (IIA standard 2420). Kõikide nende nõuete täitmine avaldab mõju kontekstuaalselt sobivale keelekasutusele. Teisalt tuleb aga arvestada, et tegemist on tekstiga, kus oskuskeelt ei ole erialategevuse kajastuses võimalik vältida, ja see võib muuta tulemuste kommunikeerimise raskeks. Viited seadustele, sisemistele regulatsioonidele jm kriteeriumitele, mis tähelepanekutes kajastada tuleb, on sageli kõike muud kui hõlpsasti loetavad.

Teksti vastuvõetavust mõjutavad asjaolud

Nagu mainisin, mõjutavad tekstist arusaamist mitmed tegurid.joonis_2.jpg Nii välised mõjurid – vorm, visuaalne paigutus, kirjutaja stiil, lugeja, kontekst kui ka teksti enda omadused: õigekiri, kirjavahemärgid, sõnakasutus (võõrsõnade kasutamine, tonaalsus, sõnade pikkus), lausete pikkus jne. Teksti vastuvõetavust saab uurida mitmeti nii osalejaküsitluse sisuanalüüsi abil, kui ka teksti kvaliteedi mitmete mõõdetavate näitajate abil, mis toetuvad lingvistilise analüüsi teooriatele. Oma uurimustöös kasutasin mõlemat – leidsin aritmeetiliste valemite abil lingivistilised parameetrid ning intervjueerisin lugejaid. Kõrvaloleval joonisel on näha, kuidas oma uurimuses seostasin uuritavad näitajad erinevate mõistetega, mida teksti iseloomustamiseks kasutatakse.

Siinkohal toon lühikese ülevaate analüüsitud parameetrite tähendustest, et oleks üheselt arusaadav, mida mingi näitaja all olen silmas pidanud:

  • teksti formaalsusaste – teksti ühemõttelisust väljendava muutuja määramisel kasutatakse formaalsusastet F, mida on võimalik võrrelda paljude varem uuritud žanritega[1];
  • teksti mõisteline tihedus – selle teksti jälgitavust ehk mõistmise hõlpsust väljendava parameetri iseloomustamiseks analüüsitakse teksti leksikaalset tihedust[2];
  • teksti nominaalsus – ka see mõõdik iseloomustab teksti raskust. Seda vaadeldakse nii nimisõnade osakaaluna kui ka nimisõna‑ versus tegusõnavormide osatähtsusena tekstis (nimetatud ka kui stiiliindeks). Tunnus avaldub kui nimisõna- ja verbikasutuse optimaalne suhe: keskmisest nominaalsemat (nimisõnarohkemat) teksti on raskem mõista. Parameeter näitab teksti temaatilist tihedust[3];
  • teksti raskusaste (ingl readability) – selle teksti jälgitavust väljendava parameetri iseloomustamiseks analüüsitakse töös uurimisobjekti pikkade (sageli erialaste) sõnade määra ja lausete pikkust. Teksti raskusastme määramiseks kasutatakse Lix-indeksit[4];

Alusteksti valikul sain taaskord kinnitust oma tunnetusele, et siseauditi aruannet võib olla raske lugeda. Ja seda vaid ühele omadusele tuginedes – aruande pikkus. Minu uurimuse juhendaja, professor Krista Kerge, palus mul valida analüüsitavaks alusteksti, kus oleks maksimaalselt 1800 sõna, sest just selline maht on optimaalne lingvistiliste parmeetrite arvutamiseks. Minu analüüsitud aruandes oli aga üle 5000 sõna. Tegemist oli ühe lühema aruandega, mida uurimuses kasutada sai (kuna aruannet lugesid ka kolmandad isikud, oli eelduseks, et analüüsitav aruanne oleks avalik tekst). Siinkohal meenus sir Winston Churchill, kes samuti on arvanud, et pikka aruannet on raske lugeda (täpne tsitaat inglise keeles kõlab nii: „This report by its very lenght, defends itself against the risk of being read.“)

Kõik teksti vastuvõetavuse mõõdetavad näitajad töötavad ennekõike järjestavas võrdluses: teatud žanrisse kuuluvat teksti on võimalik kõrvutada teiste sama liiki tekstidega või teist liiki tekstidega, iseloomustades seda kui seni uuritutest tihedamat või hõredamat, formaalsemat või kontekstuaalsemat, raskemat või kergemat. Varasemalt on eesti keeles uuritud näiteks töökuulutusi, ametlikke teadaandeid, õigusakte. Aga ka ajaleheartikleid, õpikuid, kõnesid jne. Oma analüüsitava teksti jagasin veel eristatavateks tekstiosadeks, et näha, kas mõni kindel komponent on raskemini jälgitav kui teine. Sel juhul saaks ka võimalikke parendusi sihilikumalt teha. Kõik parameetrid arvutasin välja järgmistes kategooriates (teksti kompositsiooniosad):

  1. kogu tekst tervikuna;
  2. kogu tekst ilma auditeeritava tagasisideta (st vaid tekst, mille on kirjutanud siseaudiitorid);
  3. ainult tähelepanekute pealkirjad;
  4. tähelepanekute sisu;
  5. riskikirjeldus;
  6. ettepanek;
  7. auditeeritava kommentaar.

Nagu öeldud, töötavad parameetrid võrreldavatena. Kõrvutavaks materjaliks valisin varem uuritud eestikeelsed asjalikud tekstid (nii suulised kui ka kirjalikud, ametlikud kui ka mitteametlikud), kirjalikud asjalikud tekstid ning kirjalikud ametlikud tekstid. Kõikide analüüsitud näitajate lõikes oli võrdlusmaterjali järjestus vastav (alustades lihtsamast/ hõlpsamini jälgitavamast ja lõpetades keerukamaga).

Appi – siseauditi aruande lingvistilised parameetrid on kõrged! – Tegelikult pole hullu

Arvutuste tulemusel saab järeldada, et siseauditi aruanne kui loomult kirjalik asjalik tekst on oma lingvistiliste näitajate poolest raskesti jälgitav: see on suhteliselt kõrge formaalsusastmega, leksikaalselt tihe, tugevasti nominaalne, kuid stiiliindeksilt sarnane muude asjalike tekstidega. Kuigi siseauditi aruande tekstikomponentide lõikes oli parameetrite väärtuste kõikumist, ei eristunud ükski uuritud komponent järjepidevalt kõikide muutujate poolest. Vastupidi – üks tekstikomponent võis olla ühe mõõdiku järgi lihtsamini jälgitavam ja samas teise järgi hoopis kõige raskemini jälgitavam. Seega ei saa öelda, et aruande tervikteksti näitajaid mõjutaks ühes suunas mingi kindel aruande osa.

Niisiis, arvutuste kohaselt paigutus analüüsitud aruanne ootuspäraselt kõikide teksti jälgitavust iseloomustavate mõõteskaalade ülemisse otsa (iseloomulik raskesti jälgitavatele tekstidele). Teiselt poolt näitasid läbiviidud ekspertintervjuud, mis arvestasid teksti vastuvõtukonteksti kui mõistmise tähtsaimat tegurit midagi muud: spetsialistidega läbi viidud intervjuude põhjal selgus, et tunnetuslikult oli aruanne neile arusaadav (nii tervikuna kui ka üksikute osade lõikes).

Nagu varasemalt mainitud, olid lugejateks kõrgharidusega spetsialistid ja juhid, kellel on mitme-aastane igapäevane kogemus ametlike tekstidega, sh seadustega töötamisel – n-ö keskmine siseauditi aruande lugejaskond. Peamised etteheited olid pigem sisu-spetsiifilised (mõistete selgus, eriti võõra teema puhul) ning näiteks mõned kommentaarid struktuuri kohta. Kuid vastajaid ei häirinud lugedes pikad sõnad, võõrsõnad, pikad laused. Lugejad tunnetasid, et tekst oli kergesti loetav ja hästi arusaadav. Sellest saab järeldada, et teksti vastuvõetavust mõjutab pigem asjakohase lugeja tunnetuslik arusaamine kui lingvistiliselt mõõdetav jälgitavus.

Kindlasti tasub silmas pidada, et analüüsiti ainult ühte aruannet, mistõttu oleks ennatlik teha järeldusi kõikide siseauditi aruannete kohta.

Samas ei tule see kindlasti ühelegi siseauditi aruannetega kokkupuutunud inimesele üllatusena, et seda teksti saab pidada keeleliselt seisukohast pigem raskeks. Kes meist ei teaks, et pikki sõnu ja lauseid on keeruline lugeda. Muuseas, analüüsitud aruande keskmine lausepikkus oli 16,38 (optimaalne lausepikkus on u 15 – 17 sõna) sõna ning pikki sõnu oli 52% kogu tekstist. Kõige pikemad sõnad olid näiteks: sisekontrollisüsteem(ide), üleandmise-vastuvõtmise, reisikindlustuskulude, organisatsioonisisese, raamatupidamisõiendid. Aga kuidas saaks kirjutada majandamiskulude sihipärasuse auditi aruannet ilma neid sõnu kasutamata? Ega ei saagi ning kuna need sõnad on nii asjakohased arvestades teksti ja teemat, ei häirinud need lugejaid ega muutnud tekstist arusaamist raskemaks.

Mida siis soovitada siseauditi aruannete kirjutamisel?

Kindlasti teadlikult jälgida lause- ja sõnade pikkust ning võimalusel hoida need lühikesed. Kuna oodatakse, et siseaudiitorid suudavad lühidalt edastada olulise info, siis on igati normaalne, et tekst on tihe – st sisaldab suuremas jaos sõnu, mis kannavad edasi sisu. Seega ei tasu aruandeid forsseeritult liialt lihtsustada, vaid pidada silmas teksti lugejaskonda. Kindlasti julgen soovitada küsida tagasisidet oma aruannetele nende lugejatelt. Tean mitmeid siseauditi üksuseid, kus seda tehakse, aga kindlasti on võimalus seda praktikat edendada ning lisada sinna ka aruande tekstile ning ülesehitusele tagasiside andmise komponent.

Toon veelkord välja siseauditi definitsiooni, mille kohaselt on meie ülesandeks aidata kaasa organisatsiooni eesmärkide täiustamisele, tehes ettepanekuid vajalikeks parendustegevusteks – kui meie ettepanekud on aruandes, mis ei ole lugejale vastuvõetav või on raskesti arusaadav, ei täida siseaudiitorid neile pandud ootusi.  

Artiklis toodud teoreetiliste seisukohtade peamised allikad:
  1. de Beaugrande, R. A., Dressler, W. U. (1981) Introduction to Text Linguistics
  2. Björnsson, C. H. (1968) Läsbarhet
  3. Heylighen, F., Dewaele, J.-M. (2002). Variation in the contextuality of language: An empirical measure. – Foundations of Science
  4. Kerge, K. (2010). Kirjažanrite keeleparameetrid mitme tekstiliigi taustal. Emakeeleseltsi aastaraamat 55
  5. Kerge, K. (2016). Asjalike tekstide lingvistiliste muutujate näitajad žanriti.
  6. Puksand, H. (2004). Loetavusindeksi LIX sobivusest eestikeelsele tekstile. Tekstid ja taustad III. Lingvistiline tekstianalüüs.
  7. Ure, J. (1971). Lexical density and register differentation. – Applications of Linguistics.

[1] Mõõdiku leidmiseks kasutatakse valemit F= [(noomeni sagedus + adjektiivi sagedus + prepositsiooni sagedus + artikli sagedus) – (pronoomeni sagedus + verbi sagedus + adverbi sagedus + interjektsiooni sagedus) + 100] /2
[2] Mõõdiku leidmiseks kasutatakse valemit Ld = (Nlex/N) x 100, kus Nlex tähistab lekseemsõnade arvu ja N kogu sõnade arvu. Lekseemsõnad on: nimisõnad, tegusõnad, omadussõnad, määrsõnad – ehk sõnad, mis annavad tekstile sisu.
[3] Nominaalsus on nimisõnade osakaal kogu teksti sõnadest. Stiiliindeksi arvutamiseks liidetakse nimi- ja tegusõnade osakaal kogu tekstist ning arvutatakse mitu protsenti saadud summast moodustavad nimisõnad ja mitu protsenti tegusõnad. Stiiliindeksit kajastatakse nimisõnade osakaalu ja tegusõnade osakaalu jagatisena.
[4] Lix-indeks leitakse, kui teksti keskmine lausepikkus liidetakse pikkade sõnade esinemisprotsendiga, kusjuures valemi kohaselt loetakse pikaks sõnaks 7- ja enamatähelisi sõnu.