Siseaudit kui tõhusa juhtimise vahend

ESAÜ juhatuse liige ja HTM juhtiv siseaudiitor
30.11.2018 - 10:59

ESAÜ teeb koostöö teiste kutseühingutega, et tutvustada siseaudiitorite ühingut, siseaudiitorite tööd ning laiemalt selgitada siseauditi võimalusi organisatsiooni tulemuslikumal juhtimisel ja arendamisel. See artikkel on kirjutatud Eesti Personalijuhtide Ühingu (PARE) ajakirjale "Personali praktik". Avaldame artikli nüüd ka oma kodulehel. 

Ootused siseauditile

Iga organisatsioon soovib olla edukas oma eesmärkide saavutamisel. Omanikud ja juhid soovivad kindlustunnet, et miski ei takista seatud eesmärkide tulemuslikku saavutamist ning eesmärgid saavutatakse kokkulepitud ajaks, mahus ja kvaliteediga.

Kuidas olla kindel, et süsteem toimib ja eesmärgid saavutatakse? Kõrgem järelevalvet teostav juhtorgan peab veenduma, et protsessid toimivad tema poolt eesmärkide saavutamiseks seatud parameetrite raames ning riskijuhtimise protsess on tõhus ja olulised riskid on maandatud aktsepteeritavale tasemele.

Iga organisatsiooni juht soovib saada objektiivset kõrvaltvaadet ja kindlustunnet loodud tegevus(äri)protsesside ja kontrollimeetmete toimimise eesmärgipärasuse ja tõhususe kohta. Usaldusväärse kindlustunde saamiseks on mitmeid võimalusi. Üheks võimaluseks saada usaldusväärset tagasisidet on siseauditi funktsiooni loomine. Siseauditi tööde tulemusena saab juhtkond kindlustunde, kas rakendatud juhtimis- ja kontrollimeetmed on:

  • suunatud eesmärkide saavutamisele,
  • küllaldased ja aitavad tagada tõhusa juhtimise.

Keegi, kellel on südikust anda teateid, mida alati ei soovita

Suurbritannia peaministri Tony Blair’i valitsuskabineti strateegia- ja kommunikatsiooni direktor Alastair Campbell arutles siseaudiitorite rahvusvahelisel konverentsil selle üle, milline võiks olla audiitor – „Keegi, kellel on südikust anda teateid, mida ei soovita. Selleks peab tal aga olema juurdepääs infole, täielik usaldus ja autoriteetne positsioon“.

Siseauditi roll ja mõiste on hästi kokku võetud rahvusvahelises siseauditeerimise standardites. See on sõltumatu, objektiivne, kindlust ja nõua andev tegevus, mis on kavandatud lisama väärtust organisatsiooni tegevusele ja seda täiustama, aidates kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele, kasutades süsteemset ja korrakohast (organiseeritud) lähenemist, hindamaks ja täiustamaks riskide juhtimise, kontrolli- ja valitsemisprotsesside (juhtimiskultuuri) mõjusust.

Seega siseaudit on oma olemuselt organisatsioonisisene protsess, mis aitab kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele läbi süsteemse ja järjepideva lähenemise protsessidele, nende juhtimisele, tõhususe hindamisele ja täiustamisele.

Siseauditi funktsioon on organisatsiooni juhi või omaniku töövahend

Siseauditi funktsioon ei ole pelgalt üks organisatsioonis tarbitavatest tugiteenustest, vaid organisatsiooni vajadustest lähtuv tegevus/vahend, mis on suunatud eelkõige oma organisatsiooni juhile/omanikule. Siseauditit rakendatakse eesmärgilt, suuruselt, keerukuselt ja struktuurilt erinevates organisatsioonides. See eeldab igal konkreetsel juhul omanikelt ja juhtkonnalt läbimõtlemist, kuidas siseaudit organisatsiooni kasuks tööle panna. Oluline on määratleda siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise kontekstis organisatsiooni ulatus, mille piires siseaudiitor valitsemise, riskijuhtimise ja kontrolliprotsesse hindab. Siseaudit tehakse kättesaadavaks juhtimistasandile, kuhu on koondatud peamine vastutus nimetatud protsesside toimimise eest.

Nõudmised siseaudiitorile on kõrged ja tema positsioon organisatsioonis on unikaalne

Siseaudiitor on üks vähestest, kellel on organisatsioonis kokkupuude kõikide valdkondadega. Talle avaneb vaade organisatsioonile justkui helikopterilt ning ta saab seeläbi aidata kujundada tulevikku suunatud strateegiaid. Siseaudiitor õpib tundma lühikese ajaga protsesse, millega teised spetsialistid on töötanud juba pikalt, oskab sõnastada keerulisi süsteeme lihtsas keeles, on samaaegselt müügimees, läbirääkija, ajakirjanik ja suhtekorraldaja.

Siseaudiitorist on personalijuhile abi värbamise, personali haldamise ja töösuhte lõpetamise protsesside toimivuse hindamisel ja parendamisel

Mõnigi personalijuht on tundnud, et oleks vaja kõrvaltvaataja pilku ja kindlustunnet töökorralduslike muudatuste, korruptsiooni ennetamise sammude, personali arendus- ja koolitusstrateegiate ning motivatsioonipakettide kavandamisel enne ideede juhtkonda viimist. Siseaudiitor sõltumatu professionaali ja eksperdina, konsulteerides personalijuhti, juhib tähelepanu võimalikele ohtudele, mittevastavustele või tunnustab head praktikat. Siseaudiitori hinnang ja nõuanne on väärtuslik ja adekvaatne tänu organisatsioonikultuuri, inimeste ja protsesside tundmisele ja tunnetamisele.

Siseaudiitor kui lisaväärtuse looja

Siseaudiitorid keskenduvad oma töös kolmele teemale – valitsemine, riskijuhtimine ja sisekontrollisüsteem, luues organisatsioonile lisaväärtust ja juhile kindlustunnet panustades valitsemise ja riskijuhtimise protsesside ning sisekontrollisüsteemi arendamisse. Panustamise moodus sõltub organisatsiooni küpsusastmest. Näiteks kiirelt areneva organisatsiooni süsteemide ülesehitamisse panustatakse eelkõige nõustamistegevuse kaudu, kuid toimivate protsesside puhul oodatakse peamiselt kindlustandvate auditite kaudu hinnangu andmist. Siseaudiitor peab pidevalt nõu ja lepib kokku juhtkonnaga, kuidas ja mille osas ta kindlust anda saab.

Lisaväärtuse andmiseks läbiviidavad auditid on seotud organisatsiooni ja selle huvigruppide eesmärkidega, nendega arvestatakse nii siseauditi aasta tööplaani koostades kui ka konkreetseid auditeid kavandades.

Siseaudiitoritel on julgust öelda kui midagi on valesti ning öelda otse välja ka seda, mida ei taheta kuulda

Kui siseaudiitorit ei kuulata ja tema ettepanekuid ellu ei rakendata, siis tegelikku lisaväärtust siseaudit ei loo. Siseaudiitor võiks oma tegevuse ja unikaalse positsiooni tõttu olla tippjuhtkonna nõustaja ja ekspert. Tänase, peamiselt kindlustandva rolli asemel oodatakse aina enam siseaudiitorilt nõuandva partneri rolli. Üha rohkem näevad juhid nõuandvas tegevuses - kiire suuline konsultatsioon, töökordade kommenteerimine, töögruppides osalemine, koolitamine jms - lisaväärtust ning seetõttu on vajadusi mõnikord rohkem kui siseaudiitor tegelikult täita suudab.

Siseauditi valdkonna arendamisel on väljakutseks siseauditi tõhustamine ning ressursside optimeerimine: vähem tööd, aga õiges kohas ning rohkem õiget tööd, mida huvigrupid ootavad muutuvas keskkonnas ja uutes valdkondades.

Siseaudiitorid on tänulikud juhtkonna toe ja innustuse eest ning arendavad oskusi, mis võimaldavad organisatsiooni tegevusest aru saada, keskenduda valitsemise protsessidele ja riskide juhtimisele, olla usaldusväärne infoallikas põhimõttel „õigel ajal õige sõnum“, luua teadmist organisatsiooni liikmetele, koolitades neid riskijuhtimise, sisekontrolli ja valitsemise teemadel.