IIA CPE tundide auditi värske kogemus

Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna nõunik
20.11.2017 - 00:00

ESAÜ liige ja Rahandusministeeriumi Finantskontrolli osakonna nõunik Mariliis Männik-Sepp kirjutab oma äsjasest kogemusest, kuidas ta sattus IIA CPE punktide auditi valimisse, kuidas ta oli auditeeritav ja mida tal auditi jooksul teha tuli.

Kõik sertifikaadiomanikud põhimõtteliselt teavad või on vähemalt kuulnud, et IIA kontrollib pisteliselt kord aastas siseaudiitorite pideva enesetäiendamise nõuete täitmist. Seega on kõigil IIA sertifikaadiomanikel vähemalt teoreetiline võimalus sattuda CPE tundide (CPE - Continuing Professional Education) auditisse. IIA sõnul on CPE tundide auditil oluline osa sertifitseerimisprogrammide terviklikkuse säilitamisel.

CGAP sertifikaadiga seotud CPE tundide auditist teavitav e-kiri saabus minu postkasti 1. novembril.

Auditi avakiri oli lühike ja konkreetne –  selles selgitati auditi ulatust, mis hõlmas 2016. aasta kohta raporteeritud CPE tunde. Kogu minult küsitud dokumentatsiooni pidin IIA-le saatma 30 päeva jooksul, tähtaeg oli 30. november. Kõik dokumendid tuli edastada inglise keeles. IIA selgitas sedagi, et auditis osalemine on kohuslik, et minu CGAP-i sertifikaadi aktiivne staatus säiliks.

IIA kirja saamise järgselt lugesin uuesti läbi IIA haldusdirektiivi nr 4 ning tuvastasin erinevuse direktiivi ja IIA aruande vormi vahel. Kui IIA direktiiv sätestab, et CPE punkte arvestatakse ainult täistundidena, kusjuures ühe tunnina läheb arvesse vähemalt 50 minutit, siis IIA aruande vormi kohaselt võib alates 50 minutit kestvate programmide puhul arvestust pidada 0,50 sammuga. Näiteks 75-minutilise programmi kohta arvestatakse 1,5 CPE tundi.

Iga CPE tegevus pidi olema piisavalt dokumenteeritud.

Mul auditeeritavana tuli täita IIA aruande vorm ehk CPE tundide arvestustabel. Täidetud vormi koos tõendusmaterjalidega saatsin IIA-le dokumentide üleslaadimise portaali kaudu. Auditi edenemist sain jälgida oma CCMS-i konto vahendusel ning sama süsteemi kaudu sain IIA-lt auditi kohta ka küsimusi esitada. IIA aruande vormis olid näidatud vajalikud dokumendid iga tegevuse kohta, mis kvalifitseerub IIA mõistes enesetäiendamisena.

Samuti viidati IIA haldusdirektiivile nr 4, milles sisaldub täpsem info võimalike kvalifitseeruvate tegevuste kohta. IIA vormis olid esitatud aktsepteeritavad dokumentide näidised iga CPE kategooria kohta (vt lisa 1). Sertifikaatide tõlkimata koopiate esitamisel tuli lisada originaalsertifikaadid või dokumentatsioon.

Minu komistuskivid.

IIA audit puudutas minu CGAP sertifikaati ehk raporteerida tuli 20 CPE kohta. Otsustasin valida lihtsama tee ja esitasin kogu tõendusmaterjal õppetegevuse valdkonnas. Dokumendid kogusin kokku ja esitasin IIA-le kahe päeva pärast, 3. novembril. Auditi tõendusmaterjali kokkupanemisel sai minu esimeseks komistuskiviks see, et mul ei olnud CPE tõendusmaterjalid süsteemselt säilitatud.

Kuna IIA iga-aastases raportis tõendusmaterjale ei nõuta - piisab vaid kinnitusest, et nõue on täidetud, siis pole olnud mul ka otsest vajadust dokumente süsteemselt talletada. Mul piisas teadmisest, et olen enesetäiendamise nõude CPE puntide osas täitnud. Seega võttis mul omjagu aega vajalike tunnistuste otsimine sadade e-kirjade hulgast, isiklikust e-dokumendihaldusest ja pabertunnistuste otsimine sahtlitest. CPE aruande koopia(id) koos kogu toetava dokumentatsiooniga peab säilitama vähemalt kolm aastat.

Teiseks komistuskiviks oli see, et meie koolituste ja seminaride tunnistused on eesti keeles. Samas, kuna mitmed neist olid välja antud ESAÜ kui pädeva kutseala organisatsiooni poolt, lootsin, et see pole takistuseks. Kindluse mõttes raporteerisin IIA-le enam punkte, lootes, et kui mõni tunnistus ei sobi, siis ehk arvestatakse teisi (ESAÜ omasid).

Kolmandaks komistuskiviks sai ECIIA konverentsil osalemise tõendamine. Tunnistust ECIIA ei väljastanud ning oma päringule selle väljastamise kohta sain vastuse alles 20. novembril. Samuti ei olnud mul enam kuslit võtta ka konverentsi päevakava, sest ECIIA konverentsi veebileht oli kahjuks maha võetud. Õnneks oli säilinud minu e-kiri konverentsile registreerimise kohta ning veebilehtede arhiivist õnnestus leida ürituse kodulehe vanem versioon, millelt sain konverentsi päevakava.

IIA auditi käigus võrreldi minu esitatud dokumente pideva enesetäiendamise kehtivate nõuetega. Õnneks minu saadetud eestikeelsed tunnistused sobisid, samuti ECIIA konverentsi kohta esitatud dokumentatsioon.

Ei mingit e-riiki!

IIA aruande vorm tuli täita küsitud informatsiooniga, printida, allkirjastada, skaneerida ja koos tõendusmaterjaliga laadida IIA dokumentide üleslaadimise portaali. IIA tänas saadetud dokumentide eest ning andis teada, et auditi toimingud võivad väldata 4-6 nädalat ning vajadusel esitab auditi meeskond mulle täiendavaid küsimusi. 7. novembril sain IIA-lt vastuse, et minu audit on edukalt lõppenud. IIA audit kestis kokku nädal aega. Kui oleksin valinud mõne muu enesetäiendamise nõude tõendamise vormi (õppetegevuse asemel), oleks audit tõenäoliselt teistmoodi kulgenud ja tõendamisega oleksin pidanud rohkem vaeva nägema.

Väärt õppetunnid kutsetunnistuste omanikele.

Iga sertifikaadi omanik võib sattuda igal aastal CPE auditisse. Eesti siseaudiitoreid on auditeeritud ka varasemalt. Ladusamaks asjade kulgemiseks tasub talletada oma CPE tunnistused ja ürituste päevakavad aastate kaupa ning soovitan pabertunnistused skaneerida. Kui on kahtlusi, et eestikeelne tunnistus ei ole pädev, tasub väljastajalt koheselt küsida ingliskeelne koopia. Välismaiste konverentside ja muude ürituste puhul tasub korraldajalt koheselt küsida tunnistus ning salvestada endale ürituse päevakava/programm.

Mis juhtub, kui auditist keeldutaks või auditi tulemused ei osutu edukaks vastavalt haldusdirektiivile nr 4?

Kutsetunnistuse omanikele, kes ei läbi auditit edukalt, antakse võimalus 6 kuu jooksul koguda puuduolevad CPE tunnid ja esitada vastav tõendusmaterjal IIA-le. Kutsetunnistuse omanikel, kes määratud tähtajaks ei esita tõendavat dokumentatsiooni, muudetakse kutsestaatus automaatselt sertifitseeritust mitteaktiivseks ning nad ei tohi viidata sertifikaadile. Kutsetunnistuse omanikud, kes on võltsinud dokumente või esitanud valeandmeid, esitatakse rahvusvahelisele IIA Eetika Komiteele edasiseks menetlemiseks.

--------------------------------------------------------------
Lisa: Pädev tõendusmaterjal (IIA auditi vormil)

Õppetegevus (üliõpilane / osaleja koolitusel). Selles kategoorias võib CIA raporteerida aruandeperioodi kohta maksimaalselt 40 ning teiste sertifikaatide omanikud 20 CPE tundi. Vastuvõetav dokumentatsioon sisaldab järgmist:

  • Ülikooli või muu õppeasutuse transkriptsioon, mis peab sisaldama kursus(t)e infot, kursus(t)e toimumise kuupäevi ja ainepunktide (CPE tundide) arvu.
  • Tunnistus kursuse lõpetamise kohta, milles on välja toodud: 1. Kursuse/programmi nimetus ja/või sisu kirjeldus; 2. osalemise kuupäevad; 3. kursuse või programmi toimumise koht; 4. korraldav organisatsioon; 5. CPE tundide arv
  • Kursuse lõpetamise tunnistuse puudumisel võib esitada kirjaliku sõltumatu kinnituse kursuse läbimise kohta. Alternatiivina võib esitada registreerimiskinnituse, mis sisaldab kursuse nime ja ajakava.

Suulised ettekanded (esineja). Selles kategoorias võib CIA raporteerida aruandeperioodi kohta maksimaalselt 25 ning teiste sertifikaatide omanikud 10 CPE tundi.

  • Kiri või e-kiri organisatsioonist, milles kinnitatakse osalemist esinejana. Kiri peab sisaldama nime, teemat või esitluse pealkirja, aega ja esitluse kestvust.
  • Professor õppeasutuses. Lepingu koopia koos kursuse õppekavaga, mis peab sisaldama kursuse kuupäevi ja tunde.

Eksamid. Selles kategoorias võib CIA raporteerida aruandeperioodi kohta maksimaalselt 40 ning teiste sertifikaatide omanikud 20 CPE tundi. 10 CPE tundi arvestatakse raamatupidamise või auditeerimise eksami sooritamisel (näiteks CPA või CA eksam)

  • Sertifikaadi koopia, milles on märgitud sertifikaadi nimetus, väljaandja (organisatsioon) ja kuupäev
  • Kinnitus eksami osa eduka läbimise kohta, mis sisaldab sertifikaadi nimetust, väljaandjat (organisatsioon) ja eksami kuupäeva

Publikatsioonid (autor). Selles kategoorias võib CIA raporteerida aruandeperioodi kohta maksimaalselt 25 ning teiste sertifikaatide omanikud 10 CPE tundi.

  • Ajakirja kaas koos autori nimega (terve ajakiri pole kohustuslik).
  • Artikkel koos oma nime, väljaande nime ja väljaandmise kuupäevaga (kogu artikkel pole kohustuslik).
  • Teadusuuring, autori nimi ja avaldamise kuupäev (uurimistulemuste lühikirjeldus).

Osalemine siseauditiga seotud profesionaalse erialase organisatsiooni töös ametnikuna või komitee liikmena. Selles kategoorias võib CIA raporteerida aruandeperioodi kohta maksimaalselt 25 ning teiste sertifikaatide omanikud 10 CPE tundi.

  • Kinnituskiri komiteele teabega teie kohta.
  • Koosolekute päevakavade koopiad.