Siseauditi korraldus
Põllumajandusministeeriumis on siseauditi osakond töötanud alates 2004. aastast. Seega sai eelmisel aastal täis kümme tegutsemisaastat, mis on avaliku sektori siseauditi funktsiooni arengu seisukohalt kindlasti märkimisväärne. Kuni 2013. aastani oli siseauditi osakonna ülesandeks siseauditeerimise, sh nii kindlust- kui nõuandvate tööde läbiviimise korraldamine ja koordineerimine ministeeriumis ning selle valitsemisalas. Lisaks oli moodustatud eraldi siseauditi üksus või nimetatud teenistusse siseaudiitor Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Ametis (PRIA), Veterinaar- ja Toiduametis, Põllumajandusuuringute Keskuses ning Veterinaar- ja Toidulaboratooriumis.
Alates 2013 a. juunist on osakonna töö ümber korraldatud selliselt, et ministeeriumi valitsemisalas on moodustatud siseauditeerimisega kaetusest tulenevalt kaks organisatsiooni.
Vastutus siseauditi kutsetegevuse korraldamise eest on jagatud järgmiselt:
- Põllumajandusministeeriumi siseauditi osakond korraldab ja viib läbi auditeid ning nõuandvaid töid ministeeriumis ja ministeeriumi valitsemisala asutustes, v.a PRIA-s;
- PRIA-s on eraldi siseauditi osakond, tulenevalt makseagentuurile Euroopa Komisjoni määrusega kehtestatud nõuetest.
Muudatused siseauditeerimise korralduses võimaldavad:
- keskenduda valitsemisala seisukohalt oluliste teemade auditeerimisele ja teha seda süsteemselt, hõlmates kõiki asutusi, keda auditeeritav valdkond või protsess puudutab;
- tagada siseauditeerimise kvaliteet ja vastavus rahvusvahelistele siseauditeerimise standarditele;
- luua siseaudiitoritele võimalused vajalike erialaste ja auditeeritava valdkonna põhiste kompetentside arendamiseks.
Lisaks täidab ministeeriumi siseauditi osakond Euroopa Kalandusfondi Auditeerimisasutuse ülesandeid ning Euroopa Põllumajanduse Tagatisfondi ja Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi Pädeva asutuse ülesandeid.
Auditeeritavad valdkonnad
Oma tegevustes keskendume eelkõige süsteemidele ja protsessidele, mis on seotud ministeeriumi põhivaldkondadega, milleks on:
- toiduohutus, loomade heaolu ja tervishoid ning taimetervis;
- põllumajandus, maaelu ja toiduainetööstus;
- kalandus.
Samuti analüüsime ja hindame teemasid, mis on seotud toetavate valdkondadega, mis hõlmavad strateegilist planeerimist, finants- ja raamatupidamisarvestust, infotehnoloogiat, õigusloomet, personalijuhtimist, avalikke suhteid, varade ja dokumendihaldust.
2014. a. viidi kogu valitsemisalas läbi ligikaudu 100 auditit. Lisaks sellele auditeerivad ministeeriumi ja selle valitsemisala Riigikontroll, Euroopa Kontrollikoda ja Euroopa Komisjon.
Pilt: Põllumajandusministeeriumi siseauditi osakond (foto autor Triin Viljasaar)
Meie meeskond ja kvaliteet
Esimene väline kvaliteedihindamine viidi läbi 2008 a. AS PricewaterhouseCoopersAdvisors poolt ning järgmised 2010 a. ja 2015 a. Rahandusministeeriumi Finantskontrolli osakonna poolt.
Nüüdseks juba teist korda viimase viie aasta jooksul on positiivne märkida, et Põllumajandusministeeriumi siseauditi osakonna tegevus on vastavuses siseaudiitori kutsetegevuse Standarditega ning me võime jätkuvalt kasutada aruannetes fraasi „Audit on läbi viidud vastavuses siseaudiitori kutsetegevuse Standarditega“.
Nende hindamiste tulemustest on meile endile kõige olulisem, et meie järjepidev töö on taganud siseauditi funktsiooni vastavuse Standarditele ning juhtkond hindab siseauditit kui sõltumatut ja objektiivset partnerit, kes aitab saavutada organisatsiooni eesmärke.
Siinkohal tahaksin välja tuua mõned olulisemad punktid, mis on aidanud seda saavutada:
Riskidel põhinev tööplaan
Siseaudiitor peab nägema suurt pilti, suutma eristada olulist ebaolulisest ning arvestama tööplaani väljatöötamisel organisatsiooni strateegiast tulenevate kõrge riskiga valdkondadega. Igal aastal enne tööplaani koostamist kohtume me kõigi tippjuhtkonna liikmetega, keda kokku on 15, ja täpsustame enda riskihinnanguid nende omadega ning palume neil järjestada neile olulised audititeemad prioriteetsuse järjekorras.
Sellega tagame, et auditi ressursid on suunatud tähtsamatele valdkondadele ja aitavad kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele.
Paindlikkus tööplaanis kavandatud tööde osas
Vaatamata sellele, et meie auditiplaan on koostatud aastaks, peame olema üsna paindlikud, et seda vajadusel aasta jooksul korrigeerida. Seda eelkõige, kui tuleb mõni erakorraline teema, mis vajab siseauditi osakonna kaasabi. Selle eelduseks oleme oma meeskonnas loonud spetsialiseerumise, kus audiitoril on teadmised konkreetsest valdkonnast ja ta on kursis selle valdkonna arengutega. See võimaldab meil ka erakorraliste ülesannete puhul, kus sellist traditsioonilist auditit, mis vältab mitu kuud, ei ole võimalik läbi viia, reageerida suhteliselt kiiresti ja anda arvamus teatud spetsiifilisema teema või küsimuse osas.
Teadmised ja kogemused
Kuna standard määratleb, et siseauditi üksus peab ühiselt omama või omandama teadmised, oskused ja muu kompetentsuse, mis on vajalikud siseauditi üksuse kohustuste täitmiseks, siis on töö tulemus ja kvaliteet seotud eelkõige meeskonna liikmetega. Kett on täpselt nii tugev, kui tema nõrgim lüli. Osakonna suurimaks väärtuseks on pika töökogemusega meeskonnaliikmed, kelle järjekindel tegutsemine järgides IIA standardeid on taganud piisava kvaliteedi siseauditi töövõttude teostamisel. Osakonnas on hetkel 7 inimest, kellest viiel on staaž auditi valdkonnas ligi kümme aastat või rohkemgi. Audiitorite professionaalsuse tagamiseks ja arendamiseks on iga-aastaselt planeeritud tegevused ministeeriumi koolitusplaanis. Keskmiselt on siseaudiitori koolitustele panustatud viimasel kolmel aastal vastavalt 65, 66 ja 32 akadeemilist tundi ühe töötaja kohta. Lisaks oleme teinud koostööd ja vahetanud kogemusi Iirimaa, Saksamaa, Horvaatia ja Euroopa Komisjoni vastavate institutsioonidega.
Edasiste arendustegevuste osas aitaks siseauditi funktsiooni mõjususele kaasa tegevuste lihtsustamine, seda eelkõige läbi rutiinsete tööde automatiseerimise ning seoste loomise. Selles osas kaalume tulevikus audititarkvara kasutuselevõtmist, mis võimaldaks tegevused – alates auditi universumist kuni järeltegevuste seireni – viia ühtsesse süsteemi, vähendamaks nendele tegevustele kuluvat aega ja saamaks lihtsamini ülevaateid siseauditi töövõttudest.