Siseaudiitorite aastakonverents 2014 kokkuvõte

12.09.2014 - 10:40

ESAÜ aastakonverents 2014 „Mida ootavad siseaudiitorilt huvigrupid“ toimus 11. septembril Tallinnas. Konverentsist võttis osa rekordarv osalejaid (ligi 130) nii ühingust kui väljastpoolt.

Konverentsi õnnestumiseks töötas sellel aastal terve meeskond vabatahtlikke ESAÜ liikmeid, kelle ühine pingutus tõi väga hea tulemuse. Oma panuse andsid Viljar Alnek (projektijuht), Merike Rabi, Margit Krieger, Laura Lätt, Siiri Antsmäe, Helen Anijalg, Elsa Leiten ja Mariliis Männik-Sepp.

 Seekordse konverentsi tegi eriliseks selle ülesehitus, kus erinevates sessioonides tegid moderaatori juhendamisel lühiettekandeid väga paljud värvikad esinejad nii siseauditi valdkonna seest kui ka väljastpoolt.

Konverentsi tagasiside oli üllatavalt positiivne ning toetust leidis ka esinejate rohkus ning huvitavad teemade käsitlused. 93,5% tagasisidet andnud osalejatest pidas konverentsi Suurepäraseks või pigem õnnestunuks. Hinnatuimaks lektoriteks peeti Margus Rink’i, Aivo Adamson’i ja Ville Jehe’t.

ESAÜ aastakonverents pälvis tänavu ESAÜ aasta teo tunnustuse, mis anti üle aastalõpuseminaril 11. detsembril projektijuht Viljar Anlekule. Järngevalt pakume lugejatele  kokkuvõtet konverentsist erinevate osalejate pilgu läbi.

Mida ootab tippjuht?

Autor: Elsa Leiten, CGAP, Tartu Ülikool, ESAÜ juhatuse esimees

ESAÜ aastakonverentsi hommikune osa täitsid erinevate tippjuhtide esinemised. Konverentsi avastart sai niivõrd kiitvaid hinnanguid, et juhte nimetati kõige enam meelde jäänud esinejatena ning ülejäänud päeva võrreldi just algusega.

Mida ootab siis juht?

Margus Rink (Eesti Energia) nimetas soovi saada kindlust selles, et siin ja praegu tehtavad tegevused liiguvad õiges suunas, muudatused olulistest protsessidest ei too kaasa ootamatuid tagasilööke ning üle vaadataks kohad, mis tegevjuhil südamel kripeldavad. Kirjeldades siseaudiitoritega tekkinud vastuolusid, ilmnesid tema jutus esile eelkõige asjaolud, mille puhul jäi juhtidele tunne, et audiitorid on teinud liige julgeid või ennatlikke järeldusi, hinnanud juhtide tegevuse asemel nende sobivust ametikohale, on eksinud faktide tõlgendamises.

„ Tippjuhtide sessioon oli nagu kahuripauk, tõmbas konverentsi käima, oli väga huvitav materjal kuulamiseks ja edasi mõtlemiseks. Paneeldiskussioonid samuti väga hea ja kasulik formaat diskussiooni loomiseks ja erinevate vaatenurkade, kogemuste jagamiseks. “

Ülo Kaasik (Eesti Pank) jagas arvamust, et Eesti Pangas on siseaudiitoritel kanda ka sisekontrolli roll just juhtumite uurimisel. Ülo rõhutas ootust, et siseaudiitorid oleksid auditeeritava teemaga süvitsi tuttavad ning suudaksid oma seisukohti argumenteerida olukordades, kus arvamus esineb auditeeritava üksuse seisukohtadest.

Piret Suitsu (AS Tallinna Kaubamaja) võrdles siseaudiitorit kassiga, kellelt peremees ootab hiirte kinnipüüdmist ning kodu tagatrepile toomist. Siseaudiitoritelt kui töötajatelt ootab ta eelkõige professionaalsust, objektiivsust ja faktipõhisust. Siseaudiitorid on alati kaasatud muudatuste väljatöötamisse ning seniste kontaktide pealt tunnustas Piret üksuse kohanemis- ja õppimisvõimet, oskust uuest teemast arus saada ning suhtlemisoskust auditeeritavatega.

Aivo Adamson (Maanteeamet) loobus oma organisatsioonis siseaudiitoritest, andes selle funktsiooni rahuliku südamega kõrgemale tasandile – majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumisse. Muudatuse põhjuseks oli soov tagada siseaudiitoritele piisav sõltumatus ning ootus saada seeläbi ausamaid auditeid. Aivo väljendas ka harvaesinevat soovi saada auditeeritud ning saada töö jätkamiseks toetavat tagasisidet tõeliselt kõrvalseisjalt, mitte vahetult alluvalt. Organisatsiooni juhina ootab ta siseaudiitorilt lisaväärtust, professionaalsust, valdkonna tundmaõppimist ja spetsialiseerumist, diskussioonideks piisavat faktipõhisust, tõeliste riskiteemade käsitlemist ja vajadusel enda pädevuse tõstmist võõrastes teemades, ning seda, et siseaudit seisaks kõrval arenguks, mitte karistusfunktsioonina.

Siseauditi aruannete avalikustamine avalikus sektoris – Mida ootab avalikkus?

Autor: Krista Jakobson, Põllumajandusministeerium

Mart Soonik andis alustuseks kuulajatele ülevaate, mis on avalikkuse huvi. Ettekande raames räägiti kommunikatsioonijuhtimisest, avalikust arvamusest, meediasuhetest, uudisväärtusest, jne. Ettekande tegi huvitavaks see, et Mart Soonik rääkis nii ajakirjaniku poolelt (mida peavad ajakirjanud enne loo avalikustamist hindama), kui ka sellest, kuidas ajakirjanikega suhelda, kui nad on huvitatud auditi aruannetest.

Järgnes ettekanne teemal „Siseauditi aruannete avalikustamine avalikus sektoris“.  Merili Oja ettekanne keskendus kolmele peamisele teemale:

  • avaliku teabe seaduse põhimõtted ja peamised eesmärgid;
  • avaliku teabe avalikustamine ja erandid (teisisõnu juurdepääsupiirangud);
  • siseauditi aruannete avalikustamise kohustus.

Vaieldamatult on see üheks teemaks, mis tekitab paljudes meist küsimusi, mida ja kui palju auditi aruannetes avalikustada. Seega oli kasulik avalikustamisega seotud põhimõtteid veelkord läbi arutada.

Kaur Siruli ettekande teemaks oli „Aruannete avalikustamine“. Ettekande raames räägiti näiteks avalikustamise kolmest tasemest, milleks on:

  • Riigikontroll – sõnumi aktiivne „müük“;
  • EL struktuurifondide auditeeriv asutus (FKO) – auditid on avalikud, pressiteateid ei tehta;
  • siseaudit – auditid ei ole avalikult saadaval, kuid küsijale tuleb anda.

Samuti andis Kaur ülevaate, miks avalikustada, mis on avalikustamise tulemus, soovitused siseauditile, jne. Ettekande tegi huvitavaks ja köitvaks see, et Kaur tõi näiteid enda kogemusest (nii auditite kajastusest meedias, kui ka sellest, millised on tema kogemused auditi aruande kinni hoidmisega).

Pettused ja riskijuhtimine erasektoris

Autor: Kai Paalberg, CGAP, Rahandusministeerium

Paralleelsessioonis esines kolm juhti kolmel erineval teemal. Kõik ettekanded oli huvitavad ja haaravad ning nii mõnigi mõttekäik sai märkmikusse üles märgitud.

Ingrid Karnik Tallinna Kaubamajast keskendus oma ettekandes ärieetika koodeksile. Tema kogemuse kohaselt ettevõtetes riske küll hinnatakse, aga vähestes ettevõtetes tehakse seda süsteemselt. Riski teadvustatakse pigem suuremate kriiside korral samas sektoris – siis, kui kuskil maailmas samas valdkonnas tegutsevas ettevõttes midagi juhtub. Peamisteks riskideks ettevõtetes on korruptsioon ja altkäemaks, neile järgneb poliitiline risk.

Riskide juhtimine on pidev protsess. Riskide juhtimiseks tuleb põhiprotsessid ja riskid kaardistada ning rakendada maandamiseks vajalikud meetmed. Samas on oluline ka kuluefektiivsus. Sellest tulenevalt ongi nt pettusi raske tuvastada. Ingrid soovitaski pigem keskenduda riskide ja pettuste ennetamisele.

Pettuste jm riskide ennetamisel on tema sõnul võtmeks ärieetika koodeks. Ärieetika koodeks annab äripartneritele (nt tarneprotsessis osalejatele) suunised selle kohta, mida neilt oodatakse. Ärieetika koodeksi koostamisel teadvustatakse ja sõnastatakse paljud äriprotsessi riskid ja ootused nii ettevõtte töötajatele kui ka partneritele erinevates olukordades käitumiseks.

Riskide realiseerumiseks on palju suurem tõenäosus juhul kui riske ei teadvustata  - kui puudub ärikoodeks, see on puudulik või seda ei täideta. Samuti on oluline protsessis osalejate koolitamine ning koodeksi täitmise kontrollimine.  Pettuse tagajärjed võivad lisaks täiendavatele rahalistele kuludele olla ka tulust ilma jäämine või maine kaotus.

Ingridi sõnul peaks ärikoodeks olema igal ettevõttel.

Ka Toomas Plaado Keskkriminaalpolitseist rääkis erasektori pettustest, keskendudes sealjuures korruptsioonile. Tema sõnul ettevõtetes korruptsiooni riski ei hinnata, põhjenduseks enamasti, et “meil pole seda”. Korruptsioon on aga selline kuritegevuse liik, mida ei näe – korruptsioon on varjatud kuritegevus. Plaado kogemus ja maailmapraktika näitab, et mida rohkem panustatakse korruptsiooni tuvastamisele, seda rohkem on ka sellealaseid leide. Eks siin tuleb igaühel leida see kuluefektiivsuse piir, mida Ingrid eelmises ettekandes mainis.

Kõige olulisem tegur korruptiivse teo elluviimisel on isiku motivatsioon (motivatsioon korruptsiooni ellu viia): inimene kalkuleerib, kas on mõtet riskida või mitte ehk et kui suur on võimalus “vahele jääda”. Ettevõtte juhtkonna eesmärk peaks olema keskkonda selliselt muuta, et motivatsioon korruptiivset tegu teostada kaoks (ehk isik tõdeb, et vahelejäämine on üsna tõenäoline).

Toomase sõnul Eesti erasektoris korruptsioonijuhte eriti ei ole (tuvastatud). Enamasti tuvastab kahtluse juhtkond ja teavitab sellest politseid. Korruptsiooni aitab tuvastada ka anonüümsete vihjete süsteem, 40% juhtudest on avastatud vihjete põhjal. Korruptsiooni ennetamiseks soovitas Toomas riskide hindamist (nt isiku värbamisel),  regulatsioonide kehtestamist, protsesside avalikustamist, nt avalik hankekeskkond.

Toomasele esitati ka huvitav küsimus korruptandi profiili kohta – kuidas ikkagi teda teiste seast ära tunda? Esineja andis hea viite uuringule “GLOBAL FRAUD STUDY”, mille ma internetist kohe ka üles otsisin ja lisan ka siia, et saaksite aruandega lähemalt tutvust teha: http://www.acfe.com/rttn/docs/2014-report-to-nations.pdf. Selles aruandes kirjeldatakse reaalsete juhtumite statistika põhjal ka korruptantide (pettuse teostajate) tunnuseid.

Marek Helm Maksu- ja tolliametist alustas ettekannet öeldes, et kui tema EMTA juhiks sai, saatis ta siseauditi osakonna laiali. Julge viis siseaudiitorite aastakonverentsil esinemise alustamiseks! Marek tegi põneva ülevaate sellest, kuidas EMTA on astunud mitmeid edusamme varimajandusest “õhu väljalaskmisel”. Võrdlusena naaberriikidega tõi ta näitena Läti, kes kogub igal aastal summaliselt u sama palju makse kui Eesti, kuigi elanikke on u 1 miljon rohkem.

Lisaks jäi tema ettekandest meelde huvitav näide parimast praktikast hangete läbiviimisel avalikus sektoris: hankija seadis ehitustööde hankedokumentides ehitajale muuhulgas tingimused ka maksude tasumise osas – nt et ehitajal oleks reaalne käive, et tal oleks ametlikud töötajad (mitte “vabatahtlikud” nagu nii mõnelgi ehitajal juhtub olema) jms. Miks mitte seda praktikat riigisektoris laiendada? Saavad siin ehk kaasa aidata siseaudiitoridki.

Üheks probleemseks valdkonnaks EMTA  töös on fiktiivsed arved. Hetkel kontrollitakse aasta jooksul u 3% arvetest ja selle tagajärjel jäetakse tagastamata u 25 milj euro ulatuses käibemaksu. Ei tea, mis oleks, kui kontrollitaks rohkem? Mareki sõnul on raske siiski tuvastada, milline neist vigastest arvetest on eksimus ja milline pettus. Uue kontrollisüsteemi rakendumise korral, kus ettevõtjad peavad vastastikku ka tegeliku tehingu toimumist deklareerima, hakkab vigu tuvastama elektroonika. See toob omakorda kaasa revidendi töö muutuse. Loodetavasti on siinjuures siis tegu sellise keskkonna muutusega, kus motivatsioon pettust sooritada kaob.

Mina sain kokkuvõttes selgusele, et juhtide kogemuse põhjal tuleks kuluefektiivsust arvestades riskide maandamisel keskenduda oluliselt rohkem riskide ennetamisele. Seda võib teha nii ettevõtte ärieetika tõstmisel läbi eetikakoodeksi koostamise ja protsessides osalejate koolitamise kui ka läbi kontrollikeskkonna parandamise nii, et motivatsioon petta kaoks.

Kuidas paistame kaugemalt

Autor: Oliver Gross, CIA, CGAP, Rahandusministeerium

Vaatamata asjaolule, et kolmas sessioon langes päevakavas ajale, kui saalisviibinute uute teadmiste omastamise võime oli suure tõenäosusega raugemas, kätkes antud sessioon mitmeid siseauditite ja ka organisatsioonide jaoks eksistentsiaalseid teemasid. Sessiooni teemad hõlmasid mh siseauditi ning auditikomitee rolli, siseauditi funktsiooni kujundamist ja kujunemist eri tüüpi organisatsioonides ning õigusruumi kujundaja seisukohta kutseala arendamise käekäigust.

Arutelude käigus püstitati mitmeid mõtlemapanevaid seisukohti, mis klassikuid tsiteerides panid hallid ajurakud tööle. Ühe elulisema teemana tuleks ehk erinevat tüüpi organisatsioonides tähelepanelikult mõelda, miks neile üleüldse lisaks õigusraamistikus toodud kohustusele on (sise)auditifunktsiooni vaja ning kui mingi funktsioon on loodud või olemas, siis kes on antud funktsiooni nö omanik ja järelevaataja. Kui nimetatud teemad on selged ning ka kohustused, õigused ja vastutus on õigetele osapooltele ja ka õiges mahus jagatud, on lootust et järelevalve organisatsioonide eesmärkide täitmise üle on ehk paremini tagatud. Seega tuleb muuhulgas ka auditikomitee loomisel pidada silmas, kas auditikomitee annab organisatsioonile lisandväärtust mh läbi asjatundlike ja objektiivsete auditikomitee liikmete ning läbi regulaarsete ja sisuliste kohtumiste. Kuigi siseauditi ringkondades on suhteliselt palju kuulda märksõnu, mis käsitlevad siseauditi kvaliteedi- ja siseauditi enesehindamisi, on ehk paslik mõelda ka auditikomitee enesehindamise võimalikkusele. See  annab ehk ka auditikomiteele ja ka muudele huvitatud osapooltele teadmisi auditikomitee tugevustest ja nõrkustest.

Ideena kõlas ka mõte, et nõukogu liikmete amet võiks Eestis olla standardiseeritud. Tulenevalt eeltoodust võiksid Eestis tegutseda isikud, kes ongi piisavate teadmiste ja kogemustega spetsialiseerunud nõukogu liikmed. Nimetatud võimalus aitaks välistada olukordi, kus osades nõukogudes võivad viibida isikud, kes ei ole antud tööks piisavate teadmistega või kes soovivad nõukogu koosolekutel pigem tasuta suupisteid nautida. Kokkuvõtteks tuleb ka nõukogu ja auditikomiteede moodustamisel silmas pidada üldtuntud tõsiasja, et esialgne kulude kokkuhoid võib kokkuvõttes osutuda organisatsioonile üsnagi kalliks.

Ühe teemablokina käsitleti ka siseauditi funktsiooni suurust ja rolli erineva suurusega organisatsioonides. Teema kokkuvõtva järeldusena saab nentida, et ka siseauditi roll ja suurus peab kaasas käima organisatsioonis toimuvate muutustega.

Riigi esindaja märkis olulise verstapostina ära, et siseauditi valdkonna regulatiivne raamistik hakkab suures plaanis valmis saama, kuigi näiteks täiendõppe korda ei ole veel välja töötatud. Samas reguleerijale ? siin midagi ei klapi antud valdkonnas veel jagub, kuna olemasolevad infosüsteemid vajavad arendamist ning õigusaktid vajavad aeg-ajalt täiendamist. Seega on ka nendel isikutel, kellel on häid ettepanekuid õigusruumi parendamiseks, võimalus läbi siseauditi kutsekomisjoni oma mõtteid valdkonna edendamiseks Rahandusministeeriumile edastada.

Kolmanda sessiooni kokkuvõtva lõppsõnana väärib tähelepanu üks märksõna, millele siseauditi kutsetegevuse viljelejatena peaksime ehk rohkem ja igapäevasemalt mõtlema. Selleks märksõnaks on koostöö. Koostöö  peaks hõlmama kõiki organisatsiooni osapooli, sh siseauditit ennast, reatöötajaid, nõukogu liikmeid, ja (tipp)juhtkonda. Samuti peaks koostöö hõlmama kommunikatsiooniteooria kõige väärtuslikumaid tahke. Seega mõelgem, mida saame koostöö edendamiseks ära teha.