Ohumärkide teemaline infohommik

Levira AS
08.10.2015 - 10:15

ESAÜ liikmetel huvitav võimalus osaleda pettuseteemalisel hommikuseminaril Keskkonna Investeeringute Keskuses (edaspidi KIK) 7. oktoobril 2015. KIK siseaudiitor Siiri Koplimaa andis meile hea ülevaate KIK-i toimimispõhimõtetest, siseaudiitorite tööst selles, ja organisatsioonis rakendatavast ohumärkide süsteemist.

Avasõnad ütles KIK-i juhatuse esimees Veiko Kaufmann, kes andis põgusa ülevaate KIK-i ajaloost, tegevusest ja väärtusest

SA KIK loodi 2000.a. Rahandusministeeriumi poolt. KIK-il on 15 maakondlikku esindust,  kokku  98 töötajat. KIK-i töötajad on organisatsiooniga pikka aega seotud ja tööjõuvoolavus on väga väike. Mugandumise ohtu ei ole, kuna organisatsioon pidevalt areneb ja inimesed käivad muutustega kaasas ja vastavalt sellele korraldavad oma tööprotsesse ümber. 

SA KIK tegevuskulude eelarve 2015.aastal on 5,3 milj. eurot. KIK-i rahad tulevad Eesti keskkonnatasudest (ca 38%), EL-i struktuurivahenditest (ca 57%), CO2 kvoodimüügivahenditest (ca 5%). Lisaks on neil olemas laenuressurss koostöös EIB-ga. KIK on rahastatud üle 18 000 projekti enam kui 1,3 milj.euro ulatuses, seda Eesti ettevõtete, keskkonna ja inimeste jaoks. Viimasel aastal on jõulisemalt hakatud teostama projektide mõju analüüse mõistmaks, kas on finantseeritud „õigeid“ projekte, ja kas sellest lähtuvalt on korrigeeritud oma tegevusi. 

KIK-is töötab kaks siseaudiitorit, kes alluvad KIK auditikomiteele

Auditikomitee omakorda raporteerib nõukogule. KIK juhatuse esimees Veiko Kaufman andis kiitva hinnangu KIK-i siseaudiitorite tööle. Tema sõnul julgeb nende siseaudiitor öelda, kui kuningas on alasti. Igapäevasaginas on hea, kui keegi kõrvalt juhib tähelepanu teemadele, mida ise enam ei märka.

KIK-is rakendatava ohumärkide süsteemi fookus on pettuste ennetamisel

Riskitunnused ehk viited olukordadele, kus võib esineda pettust, on siseaudiitori ja asutuse töötajate töös suureks abiks. Pettuste ennetamisel on oluline märgata ohumärke. Vahel on keeruline aru saada, millal ohumärk üles panna, millal maha võtta, millal ja kuidas reageerida. Ohumärkide süsteemi hakati KIK-is juurutama mitmel põhjusel.

  • Olemasolevast riskijuhtimisest enam ei piisanud projektides pettuste ennetamiseks.
  • Tekkis vajadus koondada projektide ohumärkide info ühtsesse süsteemi, kust see oleks kiiresti leitav.
  • Asutuse ressursid on piiratud. Töötajate arv on järgnevatel aastatel pigem vähenemas.
  • Asutuses toimub pidev muudatuste juhtimine.

KIK juhatus lõi ohumärkide töörühma, kuhu on kaasatud kõik üksuste juhid ja mida juhib siseaudiitor

Töörühma fookus on piiritletud ja pettuste avastamisele suunatud. KIKis toimib riskijuhtimine ja selle arendusena püütakse luua nüüd ka ohumärkide süsteem.Asutuse riskiseminaril eelmisel aastal loodi uudne lähenemine, kus KIK-i enda töötajad suunati pettusi avastama. Nimelt on töötajatel palutud välja mõelda stsenaariumid, kuidas pettusega oleks võimalik KIK-ist raha kätte saada. Selliste loovülesannete abil on võimalik saada paremat ülevaadet riskidest, riskijuhtimist asutuses arendada.

Iga aasta toimuvad KIK-i töötajatele 2-päevased riskiseminarid väljaspool tavapärast töökeskkonda

Seminaril koolitatakse kõiki töötajaid, riskid tuuakse välja nö „puhtalt lehelt“.  Iga seminar erineb eelmisest, kuna sisse tuuakse mõni uus dimensioon - ohumärk. Siseaudiitorite poolt on aasta jooksul kaardistaud ja riskiseminaril tuuakse sisse mõni teema, mille üle toimub pikem diskussioon. Pärast riskiseminari toimub riskide individuaalne hindamine. Seminari tulemusel valmib töödokument, mis sisaldab hinnatud riske ja ettepanekuid juhatusele.

Ohumärkide töörühma töö eesmärgiks on pilootprojektina koostada jäätmete ja eluslooduse programmide/meetmete osas ohumärkide loend, kasutamise põhimõtted ja tehnilise lahendi ülesanne. Selleks on vajalik kaardistada kogemuslikud konkreetsemad kitsaskohad, tekitada nimekiri ohuteguritest igas menetlusetapis, tekitada seos konkreetse toetuse saajaga ja formuleerida IT tehnilise lahenduse lähteülesanne. 

Probleemkohtadeks pidas töörühm ohutegureid, mis ei ole ainult toimunud faktid, vaid ka sisetunne, mida soovitakse kirja panna

Korralduslike juhiste andmine töötajatele võib olla keeruline. Millal punane lipuke üles tõsta? Millal punane lipuke jätta üles? Kes tegeleb pettuse kahtlusega edasi? Ohumärkide loetelu ei tohi töötajate töökoormust tõsta, mis reaalses elus tekitab vastuolu. Probleemseks võib muutuda ka tasakaalu leidmine pettuse „hinna“ ja administreerimiskulude vahel. Olulisuse põhimõte ja väärtused tuleb asutuses kokku leppida.

Auditeid tehakse vähem, aga üha enam on siseaudiitori töös rõhk lisandväärtuse loomisel läbi konsultatiivsete tööde, sh koolituste jmt tegevuste kaudu.

Hommikuseminaril vahetasid siseaudiitorid aktiivselt kogemusi ja tekkinud mõtteid. Sarnast ohumärkide süsteemi ei olnud rakendatud veel ühegi osaleja organisatsioonis. Usun, et paljud hommikuseminaril osalejad said juurde häid mõtteid ja ideid, mida oma igapäevatöös rakendada.

Suured tänud KIK- ile ja siseaudiitoritele meeldiva vastuvõtu ja huvitava ettekande eest!