Eesti Energia siseauditi üksus läbis välishindamise teistkordselt

Eesti Energia AS siseauditi osakonna juhataja, CIA, CRMA, CFE

Siseauditeerimise kutsetegevuse rahvusvahelised standardid seavad nõuded kvaliteedi tagamise ja täiustamise programmile, mis peab hõlmama nii perioodilist sisemist hindamist kui ka välishindamist vähemalt kord viie aasta jooksul.

Eesti Energia AS siseauditi üksus korraldab sisemist enesehindamist kord kahe aasta jooksul

Eesti Energia AS (edaspidi EE) siseauditi üksuse käsiraamatus oleme endale seadnud kohustuse korraldada sisemine enesehindamine kord kahe aasta jooksul.

Eesti Energia siseauditi üksus läbis välishindamise esmakordselt 2014. aastal ning 2018. aasta juunis hakkasime valmistuma uueks välishindamiseks. Nagu teame, võib välishindamise läbi viia kas täismahulise välishindamisena või sõltumatu kinnitusega enesehindamisena. Oma üksuse tegevusplaani lisasime ühe teemana sisemise enesehindamise läbiviimise. Ja Eesti Energia auditikomiteele tegime ettepaneku teostada põhjalik sisemine enesehindamine ning taotleda sellele sõltumatu kinnitus välishindajalt.

Enesehindamist ette valmistades võtsime arvesse nii 2014. aasta kogemusi kui ka välishindaja vaatenurka. Meie eelmise välishindamise jaoks tehtud enesehindamise toimik ei järginud täpselt IIA välja antud „Kvaliteedihindamise käsiraamatu“ struktuuri ning hindajatel tekkisid seetõttu mitmed küsimused. Seetõttu tuginesime seekord "Kvaliteedihindamise käsiraamat siseauditi üksusele" suunistele ning ehitasime hindamise protsessi üles raamatus toodud metoodikate järgi.

Enesehindamise töövoo jagasime neljaks osaks

Käsiraamatu metoodikaid ja juhiseid järgides jagasime siseauditi üksuse enesehindamise töövoo neljaks osaks: 1) siseauditi valitsemine (IIA standardite grupid 1000, 1100, 1300 ja Eetikakoodeks); 2) siseauditi personal (IIA standardite grupp 1200); 3) siseauditi juhtimine (IIA standardite grupid 2000, 2100, 2600 ja 2450) ja 4) siseauditi protsess (IIA standardite grupid 2200, 2300, 2400 (välja arvatud standard 2450) ja 2500).

Enesehindamise programmi põhja tegime audititarkvaras Ideagen MK, mida oma töös kasutame. Tulevased välishindajad said seega tugineda samale põhjale. Mõtlesime eelnevalt läbi ka hindajate kasutusõigused ning tagasime audititarkvaras juurdepääsu hindamiseks vajalikele toimikutele.  

Hindamise protsessi olulisemad tegevused

- Analüüsisime oma üksuse tööd reguleerivaid dokumente ja kontrollisime nende vastavust Standarditele, IIA eetikakoodeksile, siseauditi põhimäärusele ja -käsiraamatule, audiitortegevuse seadusele ning muudele juhendmaterjalidele

- Viisime läbi kontrolltoimingud siseauditi siseprotseduuridele vastavuse hindamiseks

- Palusime huvirühmadel (EE Kontserni juhatus ning kontserni teenistuste ja ettevõtete juhid) anda tagasisidet siseauditi osakonna poliitikatele ja personali oskuste, pädevuste ja teadmiste kohta. Samuti intervjueerisime oma siseauditi osakonna personali. Võtsime arvesse ka EE auditikomitee rahulolu uuringu tulemused;

- Osalesime Audit Intelligence Suite (AIS) benchmarking uuringus eesmärgiga võrrelda EE siseauditi üksust teiste siseauditi üksuste praktikatega. Peamised võrdlusvaldkonnad olid: demograafiline info, siseauditi kulud, siseauditi personal ja ressursside hankimine, auditikomitee, siseauditi tegevusplaan, riskide hindamine, auditi projekti tsükkel, kvaliteedi tagamise ja täiustamise programm.

- Analüüsisime auditi tegevusplaani täitmise ja testimise skoopi võetud auditite toimikute ja aruannete kvaliteedi hindamise protsessi. Enesehindamise tulemused esitasime EE auditikomiteele ning saime heakskiidu konkursi väljakuulutamiseks.

Välishindaja leidmiseks korraldatud konkursi võitis Eesti Siseaudiitorite Ühing

Sõltumatu välishindaja leidmiseks korraldatud konkursile laekus mitmeid tingimustele vastavaid pakkumusi. Hindamiskriteeriumi „parim hind“ alusel võitis konkursi Eesti Siseaudiitorite Ühing (ESAÜ). Välishindajate töögrupi juht oli Oliver Gross (Coop Pank ASi siseauditi üksuse juht CIA, CGAP, AS, ASSA) ning Anu Alber (EAS siseauditi üksuse juht, CGAP, ASSA). Meil on hea meel, et Eesti Siseaudiitorite Ühing konkursil osales ja oma pakkumuse esitas, sest siseauditi kutseala edendav ja valdkonna professionaale esindav ühing on välishindamise parimaks visiitkaardiks.

Välishindajad nõustusid enesehindamise tulemusega "üldises vastavuses Standardite ja eetikakoodeksiga" 

Hindamise tulemusel nõustusid välishindajad EE siseauditi osakonna enesehindamise tulemusega, mille järgi on Eesti Energia siseauditi üksus üldises vastavuses Standardite ja eetikakoodeksiga. Lisaks tunnustasid hindajad mitmeid parimaid praktikaid, mis on meie siseauditi üksuses igapäevaselt kasutuses:

- andmekaeve ja andmeanalüüsi metoodika, mille abil on võimalik fokusseeritult hinnata ettevõtete avatust pettuse- ja kolmandate osapoolte riskide ilmingutele;

- auditi tarkvara Ideagen MK kasutamine, mis muuhulgas võimaldab tõhusamalt auditi planeerimise ja läbiviimise protsessi läbi viia ja dokumenteerida;

- koondarvamuse andmine COSO* sisekontrolli raamistiku ning küpsusmudeli alusel, mis loob selge aluse valitsemise, riskijuhtimise- ja kontrolliprotsesside hindamiseks.

img-1577_0.jpg

Pildil EE siseauditi üksus (vasakult): Kati-Helen Peegel, Tatjana Parts, Anna Kon, Veera Žerebtsova, Darja Medvedskaja, Siim Aavik ning EE riskijuhtimise ja siseauditi teenistuse juht Erik Štarkov

Välishindajad tegid tööd professionaalselt ja põhjalikult

Välishindajad Oliver ja Anu võtsid hindamise ette professionaalselt ja põhjalikult, dokumendid ning toimikud käidi üksikasjalikult läbi ning intervjuudes esitati arendavaid, aga ka intrigeerivaid  küsimusi. Koostöö laabus hästi, lähtuti kokkulepitud ajakavast ning tulemused esitati EE auditikomiteele tähtajaks.

img-1576.jpgKaasatud osapoolte kommentaarid

Tatjana Parts, EE siseaudiitor: „Vaatamata 20-aastasele tööstaažile, oli see minu esimene kogemus sisemise enesehindamise läbiviimises. Sain lisakindlust oma igapäevaseks tööks, töötasin kõik IIA standardid ja rakendussuunised läbi hoopis uue pilguga. Võrdlesin mitte ainult meie siseauditi teenistuse töö vastavust Standarditele ja eetikakoodeksile vaid ka oma igapäevast tööd - kas ma tegutsen vastavuses seatud reeglite ja üldtunnustatud praktikatega. IIA praktiliste suuniste lugemine andis juurde veelgi sügavamat arusaamist.“

Kati-Helen Peegel, EE siseaudiitor: „Välise osapoole hindamine on kindlasti kasulik ja annab võimaluse uute mõtete saamiseks ja enda enesekindluse kasvatamiseks. Lisaks on meeldiv, kui ka organisatsioonivälised isikud leiavad, et töö on hästi ja nõuetekohaselt tehtud ning jõuavad minuga samadele järeldustele. Samuti oli hindamise perioodil tunda põnevust ja ootusärevust, et millised tähelepanekud ja kommentaarid tulevad ning mida küsitakse. Tunnen uhkust, et olen osa meeskonnast, mille tegevust hinnatakse vastavaks standarditele ja eetikakoodeksile – see on kvaliteedimärk nii omas valdkonnas kui ka organisatsioonisiseselt.“

Erik Štarkov, Eesti Energia riskijuhtimise ja siseauditi teenistuse juht: „Siseaudit on äriühingu valitsemisprotsessi oluline osa. Eesti Energia siseauditi ambitsioon on osutada maailmaklassi siseaudititeenust. Välise hindamise läbimine on selle eesmärgi saavutamise üheks eeltingimuseks. Teadmine, et siseaudit tegutseb vastavuses kokkulepitud standarditega, on oluline kõigile olulistele osapooltele (Omanik, Nõukogu, Auditikomitee, Juhatus). Tänan kõiki EE siseaudiitoreid kvaliteetse ja pühendunud töö eest.“

Oliver Gross, hindamise meeskonna juht: „On hea meel tõdeda, et Eesti siseauditi maastikul on olemas EE siseauditi osakond, kus tehakse oma tööd hästi ning mõeldakse ka sellele, kuidas neile eraldatud ressursside piires anda oma organisatsioonile võimalikult palju lisandväärtust. Samuti on oluline, et mõeldakse ka sellele, kuidas pidevalt oma tegevusi tõhustada ning edasi areneda. EE siseauditi osakonna puhul oli ka näha ja kuulda, kuidas siseauditi osakond on oluline partner nii kõrgemale juhtorganile kui ka tippjuhtkonnale, mis on siseauditi osakonna funktsioneerimise seisukohast vägagi oluline aspekt."

Anu Alber, hindamise meeskonna liige: „EE siseauditi osakond oli välishindamiseks väga hästi ette valmistunud, enesehindamise toimik oli põhjalik ning kõik vajalikud dokumendid olid olemas. Seetõttu oli meil hindajatena oma tööd hea teha. Kui tekkis küsimusi, saime kiiresti vastused. Veendusime selles, et EE siseauditi üksus teeb oma tööd väga professionaalselt ja see kajastus muidugi ka hindamise tulemuses."

Välishindamise läbimist ja selle kordaminekut tähistasime Eesti Energia siseauditi üksuse meeskonna strateegiapäeval tordi ja ühiselt välja teenitud tunnustusega.

* COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission)